Disampaikan Pada LDK Osis SMKN 2 Pekalongan 2008-2009

Melakukan Kegiatan di alam bebas adalah kegiatan yang termasuk dalam kegiatan berisiko tinggi (high risk activity), sehingga untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan maka sebuah kegiatan alam bebas harus dipersiapkan secara matang oleh para pelakunya. Oleh karena itu perlu sebuah manajemen kegiatan yang tertata agar kegiatan tersebut bisa terlaksana dengan lancar. Secara garis besar sebuah kegiatan terbagi menjadi 3 fase:

Ø Pra kegiatan

Ø Pelaksanaan kegiatan

Ø Pasca kegiatan

Adapun rumusan yang umum digunakan yaitu 4W & 1 H, yang kepanjangannya adalah Where, Who, Why, When dan How.B erikut ini aplikasi dari rumusan tersebut:

• Where (Dimana), untuk melakukan suatu kegiatan alam kita harus mengetahui dimana yang akan kita digunakan, misalnya: SMK Negeri 2 Pekalongan Ekowisata Petungkriyono
• Who (Siapa), apakah anda akan melakukan kegiatan alam tersebut sendiri atau dengan berkelompok. contoh: satu kelompok (50 personil) terdiri dari 14 orang Tingkat Dua (panitia) dan 36 orang siswa LDK (peserta)
• Why (Mengapa), ini adalah pertanyaan yang cukup panjang jawabannya dan bisa bermacam-macam contoh : Untuk melakukan Latihan Dasar Kepimimpinan Osis SMK Negeri 2 Pekalongan.
• When (Kapan) waktu pelaksanaan kegiatan tersebut, berapa lama ? contoh : 25 Desember sampai dengan 28 Desember 2008

Dari pertanyaan-pertanyaan 4 W, maka didapat suatu gambaran sebagai berikut: pada tanggal 25-28 Desember 2008 akan diadakan Latihan Dasar Kepemimpinan Osis SMK Negeri 2 Pekalongan, yang akan dilaksanakan oleh 14 panitia dan diikuti 36 orang peserta. Tempat yang digunakan untuk LDK tersebut yaitu di SMK Negeri 2 Pekalongan dan Ekowisata Petungkriyono.

Untuk How (Bagaimana) merupakan suatu pembahasan yang lebih spesifik dari jawaban pertanyaan diatas ulasannya adalah sebagai berikut :

• Bagaimana kondisi lokasi
• Bagaimana transportasi menuju lokasi
• Bagaimana cuaca disana
• Bagaimana perizinannya
• Bagaimana mendapatkan air
• Bagaimana pengaturan tugas panitia
• Bagaimana acara akan berlangsung
• Bagaimana materi yang disampaikan
• dan masih banyak “bagaimana ?” lagi (silahkan anda mengembangkannya lagi)

Dari jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang timbul itulah kita dapat menyusun rencana gegiatan yang didalamnya mencakup rincian :

1. Pemilihan medan untuk menuju lokasi, dengan memperhitungkan lokasi penginapan, pembagian waktu dan sebagainya.
2. Pengurusan perizinan
3. Pembagian tugas panitia
4. Persiapan kebutuhan acara
5. Kebutuhan peralatan dan perlengkapan
6. Kebutuhan Biaya yang dianggarkan
7. dan lain sebagainya.

1. PRA KEGIATAN

a) Perencanaan Kegiatan

Sebelum kita melaksanakan suatu kegiatan hendaknya kita menentukan bebarapa hal penting dimana hal ini sering dilupakan, sehingga mengakibatkan perjalanan yang sia – sia dan tidak mendapatkan hasil yang maksimal. Beberapa hal diantanranya adalah:

§ Maksud, Tujuan dan Target Kegiatan

Ini adalah awal dari rangkaian kegiatan,yaitu menentukan maksud perjalanan dan tujuan lokasinya kemana serta target yang akan dicapai itu seperti apa., contoh: Kegiatan: Latihan Dasar Kepemimpinan Osis SMK Negeri 2 Pekalongan, Tujuan: membentuk anggota agar mempunyai Mental kepemimpinan yang didikung dengan fisik yang handal, Output: menghasilkan pengurus osis yang Produktif, kreativ, dan mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi.

§ Perencanaan waktu dan tempat

Berguna untuk menentukan waktu persiapan, anggaran dana, administrasi & perijinan, logistick dan berbagai persiapan lainnya.

§ Pengumpulan data lokasi kegiatan

Berusaha mengumpulkan berbagai informasi tentang lokasi kegiatan seperti letak geografis dan administratif , kondisi wilayah(medan,

masyarakat dan lingkungannya), budaya masyarakat local,akses ke

lokasi,dan info-info lainnya tentang daerah tersebut, contoh: Luas Wilayah desa Yosorejo (.145.500 Ha,, Jarak Kajen dengan Kec.Petungkriyono 34 km, Jarak Kajen dengan Kota Pekalongan 28 km, Ketinggian daerah 900 - 1600 m.dpl, Polsek, koramil, puskesmas terdekat dan data – data lain yang memdukung.

§ Perencanaan Pendanaan

Yaitu penyusunan segala sesuatunya yang untuk mendukung suksesnya kegiatan yang telah direncanakan terutama yang berkaitan dengan dana/biaya.Termasuk juga dari mana sumber dana yang diharapkan.

§ Perencanaan kegiatan perjalanan

Perencanaan kegiatan perjalanan berfungsi untuk menentukan waktu perjalanan, waktu istirahat, menejemen peralatan, pembagian tugas, pendokumentasian dan hal-hal lain yang berkaitan.

§ Perencanaan logistik pelengkapan dan perbekalan

setelah hal-hal tersebut diatas sudah ditentukan dan tersusun dengan rapi kebutuhannya kita dapat menentukan kebutuhan logistik perlengkapan dan perbekalan termasuk juga apabila kita akan mempersiapkan cadangan perbekalan maupun perlengkapan bilamana hal yang tidak terencana terjadi.

b) Persiapan perjalanan

§ Pembentukan tim

langkah awal yang dilakukan setelah perencanaan kegiatan adalah pembentukan tim sesuai dengan kebutuhan kegiatan tersebut: (meliputi, ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, pendanaan, perlengkapan, perizinan dan transportasi, dokumentasi serta operasional lapangan yg mengurusi masalah teknis selama kegiatan)

§ Perijinan dan administrasi

Pada persiapan ini tim yang bertugas di bagian perijinan dan administrasi bertugas mempersiapkan dan mengurus perijinan dan administrasi yang dibutuhkan untuk kegiatan perjalanan.

§ Pendanaan

Tim yang bertugas dibidang pendanaan bertugas menyusun anggaran yang dibutuhkan dari pra hingga pasca kegiatan ,mengoreksi tantang kebutuhan dana yang telah disusun dan mengumpulkan dana dan mencari sumber dana yang dibutuhkan.

§ Pembuatan agenda kegiatan

Agar kegiatan tersusun degan rapi dan memenuhi target yang telah ditentukan maka buatlah Time Schedule dari prakegiatan hingga pasca kegiatan.

§ Pendalaman materi

Pendalaman materi disesuaikan dengan maksud dan tujuan kegiatan.misalnya apabila akan melaksanakan LDK maka materi yang dipelajari adalah materi yang berhubungan dengan menejemen kepemimpinan.

§ Persiapan fisik

fisik sangat menentukan kelancaran kegiaatan terutama bila kehiatan tersebut berada di alam bebas,oleh sebab itu perlu adanya latihan fisik guna mempersiapkan kondisi fisik sebelum kegiatan. Latihan atau training adalah suatu proses yang berlangsung secara sistematis dan dilakukan secara berulang ulang dengan kian bertambah jumlah beban latihannya (overload training) dengan bentuk latihan yang spesifik.

§ Persiapan perlengkapan

Yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan perlengkapan perjalanan antara lain: sesuai dengan medan lokasi kegiatan,, adapun prinsip perlengkapan yang dibawa adalah “sesedikit mungkin namun selengkap mungkin dengan kegunaan sebanyak mungkin”. Adapun spesifikasi perlengkapan seperti:

- perlengkapan pribadi

- perlengkapan kelompok

Setelah menentukan kebutuhan perlengkapan yang diperlukan, tak kalah juga pentingnya tentang bagaimana anda mengepak (packing) perlengkapan tersebut dan dengan apa anda akan mengepack perlengkapan yang anda bawa, terutama kegiatan yang mengharuskan perjalanan kaki dan medan yang berat.

§ Persiapan perbekalan makanan

yang perlu diperhatikan dalam perencanaan perbekalan:

ü sesuaikan perbekalan dengan lamanya perjalanan, aktivitas yang akan dilakukan, serta kondisi medan

ü cukup memenuhi kebutuhan kalori, mempunyai komposisi gizi yg memadai, serta tidak asing bagi lidah dan penciuman (rasa dan selera)

ü sebaiknya siap saji,irit air dan bahan bakar

Setelah perencanaan perbekalan dengan informasi lengkap,perkiraan kondisi medan dan aktivitas yang akan dilakukan maka lakukan hal-hal berikut:

ü perhitungkan kalori yang diperlukan

ü susun daftar menu makanan yang memenuhi rencana diatas kemudian kelompokkan menurut komposisi dominant: karbohidrat, protein,lemak, kemudian hitung masing masing kalori totalnya (setelah siap dimakan

ü apabila ada kekurangan,tambahkan dengan suplemen berupa tablet vitamin dan mineral

§ Survey kelayakan lokasi kegiatan

setelah data tentang lokasi kegiatan telah terkumpul,perlu diadakan survey uji kelayakan lokasi kegiatan agar segala kemungkinan kendala bisa diantisipasi sebelumnya.

§ Try out

Untuk menilai persiapan tim baik materi ,fisik dan kemampuan lainnya maka tim yg akan melakukan kegiatan perlu mengikuti try out. Hasil try out ini menjadi acuan kelayakan tim untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya

c) Publikasi kegiatan

Manfaat publikasi kegiatan antara lain:

ü Menunjang pencarian dana dalam kegiatan

sumber dana sebuah kegiatan biasanya berasal dari dana organisasi, donatur dan sponsor. Sebuah perusahaan atau instansi bersedia mengeluarkan dana sponsor apabila kita memiliki ruang publikasi yang menguntungkan untuk mereka

ü sebagai citra Organisasi

Publikasi kegiatan yang baik akan berimbas pada meningkatnya citra organisasi yang melakukan kegiatan tersebut

ü Sebagai informasi bagi masyarakat

ü Untuk dokumentasi

2. PELAKSANAAN KEGIATAN

a) Pembagian tugas dan kerjasama tim

Pembagian tugas disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan lapangan, ketua pelaksana beserta panitia sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan dan mempersiapkan semua kebutuhan pra kegiatan, sedangkan operasional lapangan mengkoordinir tim lapangan (peserta) dari persiapan pra kegiatan sampai pada saat kegiatan adapun pembagian tugas tim lapangan sesuai kebutuhannya seperti: ketua tim(leader), notulen, navigator, logistik, kesehatan, komunikasi, dokumentasi, pendataan.

b) Manajemen perlengkapan dan perbekalan

perlengkapan dan perbekalan adalah bagian paling penting dalam kegiatan, oleh sebab itu perlu pengaturan dalam penngunaannya, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan perlengkapan dan perbekalan antara lain:

ü Ceklist semua perlengkapan dan perbekalan

ü rencanakan penggunaan peralatan per harinya

ü jaga dan rawat peralatan tersebut

ü sesedikit mungkin namun selengkap mungkin dengan manfaat sebanyak mungkin

c) Sistem komando, komunikasi, dan rescue

Untuk kelancaran kegiatan lapangan maka perlu system komando dan komunikasi yang bagus sehingga segala sesuatu seperti informasi mendadak, pengiriman berita dan data kecelakaan dapat direspon dan ditanggulangi dengan cepat.

d) Dokumentasi kegiatan

Mendokunentasikan sebuah kegiatan dalam bentuk poto, video, catatan/tulisan sangat diperlukan.Selain sebagai bahan untuk Laporan kegiatan, dokumentasi juga menjadi bahan dari publikasi kegiatan tersebut

3. PASCA KEGIATAN

a) Laporan kegiatan

Laporan kegiatan adalah bentuk hasil pendokumentasian kegiatan dari pra kegiatan hingga pasca kegiatan sehingga dengan laporan kegiatan bisa menjadi acuan dan tolak ukur untuk kegiatan selanjutnya

b) Evaluasi kegiatan

Dari Laporan kegiatan kita dapat mengevaluasi kegiatan yang terlaksana, bermaksud agar segala kekurangan dan kendala selama kegiatan bisa menjadi pelajaran untuk kegiatan selanjutnya.

“ Seorang Organizer Yang Baik Seorang Yang Dapat Membuat, Menguasai, Dan Mewujudkan Sekenario Kegiatan Yang Dibuatnya ”